Le salarié doit constituer un dossier de candidature comportant :
- Une demande remplie, datée et signée par le demandeur ou par un membre de sa famille s'il est décédé (formulaire spécial à se procurer dans les mairies et les préfectures).
- Le ou les certificats patronaux, établis sur papier libre, par lesquels le ou les employeurs attestent les indications contenues dans la demande en rappelant notamment la date d'entrée en fonctions et s'il y a lieu, la date de sortie, la continuité des services ou le motif et les dates des interruptions, et la profession exercée par le candidat. Lorsqu'il est impossible de produire le certificat visé, il peut-être remplacé par une attestation établie par deux témoins et visé par le maire de la commune de résidence.
A ces documents s'ajoutent, si besoin :
- Un état signalétique des services militaires ou une copie du livret militaire.
- Pour les mutilés du travail, une copie du titre de pension.
- Eventuellement, lorsque la candidature est présentée à titre posthume en faveur d'un salarié victime d'un accident mortel dans l’exercice de sa profession, un rapport succinct sur les circonstances de l’accident.
Le dossier doit ensuite être soumis pour vérification à la Préfecture, qui émet alors un diplôme nominatif et renvoie, avec un arrêté, à l’entreprise.
Le diplôme ou l’arrêté est nécessaire pour obtenir la médaille gravée au nom, prénom et millésime du récipiendaire.
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